La importancia de contar con notificaciones electrónicas empresariales en tu organización
En muchas organizaciones, el verdadero reto no es generar documentos, sino garantizar su entrega. Las notificaciones electrónicas empresariales se han convertido en un componente crítico para sectores como pensiones, banca, seguros y telecomunicaciones, donde la comunicación confiable y regulada es obligatoria.
A inicios de este año, tuve una conversación con un cliente del sector de fondos de pensiones con el que venimos trabajando desde hace casi siete años. Con ellos implementamos una solución de Customer Communications Management (CCM) basada en Opentext Exstream, que hoy atiende a varios países de la región.
La solución ha sido muy efectiva: extrae datos de múltiples fuentes y genera millones de extractos en formato PDF que se distribuyen cada mes a sus clientes. Sin embargo, descubrimos que la etapa más crítica no era la generación de los documentos, sino la entrega de las notificaciones electrónicas empresariales.
Problemas al no contar con notificaciones electrónicas empresariales
Actualmente, una vez generados los PDF y los correos en HTML, la organización utiliza un servidor Exchange corporativo para el envío masivo. Aquí se presentan los principales problemas:
- Si intentan enviar todos los PDFs a la vez, el servidor se satura y afecta al correo de toda la organización.
- Por restricciones regulatorias, no pueden enviar comunicaciones empresariales fuera del horario laboral. Esto obliga a que una persona de operaciones realice cálculos manuales para programar envíos, un proceso poco controlado y altamente operativo.
- Una vez enviados los correos, no existe trazabilidad: no saben si el cliente recibió o abrió el mensaje.
- No hay alternativas de canales complementarios ni información sobre las preferencias de comunicación de cada cliente.
Diferencia entre marketing y notificaciones electrónicas empresariales
En paralelo, este mismo cliente utiliza HubSpot en su área de marketing. Sin embargo, aquí surge una diferencia fundamental que muchas organizaciones suelen pasar por alto:
- HubSpot y soluciones similares están pensadas para campañas de marketing, automatización de leads y comunicación comercial. Son ideales para atraer y nutrir prospectos, pero no para manejar notificaciones críticas, regulatorias o de cumplimiento.
- Las notificaciones electrónicas empresariales, en cambio, requieren una plataforma diseñada para asegurar la entrega confiable, segura y auditable de comunicaciones masivas y reguladas, integrando múltiples canales (correo, SMS, WhatsApp, push, entre otros) y respetando reglas específicas de negocio y normativas.
La diferencia no es trivial. Mientras una herramienta de marketing puede manejar miles de correos promocionales con métricas de apertura, una plataforma de notificaciones electrónicas empresariales debe garantizar que cada comunicación crítica llegue al cliente correcto, en el momento correcto y por el canal adecuado, con trazabilidad completa.
Beneficios de las notificaciones electrónicas empresariales
Adoptar una solución de notificaciones electrónicas empresariales no solo resuelve problemas operativos inmediatos, sino que también abre la puerta a ventajas estratégicas:
- Cumplimiento regulatorio garantizado: asegura que cada comunicación cumpla con los horarios y normativas aplicables.
- Escalabilidad: permite enviar millones de notificaciones sin afectar la infraestructura interna.
- Omnicanalidad real: el cliente puede recibir mensajes por correo, SMS, WhatsApp, push o IVR según sus preferencias.
- Reducción de costos operativos: se elimina la necesidad de procesos manuales y se optimizan los recursos de TI y operaciones.
- Mejor experiencia del cliente: al recibir comunicaciones claras, seguras y oportunas, se refuerza la confianza y la satisfacción.
La lección principal
En sectores como pensiones, banca, seguros y telecomunicaciones, donde las comunicaciones no son opcionales sino mandatarias y reguladas, depender de un servidor corporativo o de herramientas de marketing puede convertirse en un gran riesgo operativo y reputacional.
En SOA Professionals, llevamos más de 20 años ayudando a organizaciones de la región a implementar soluciones de CCM y notificaciones electrónicas empresariales que no solo resuelven estos desafíos, sino que también habilitan un modelo omnicanal, seguro y eficiente.
La lección es clara: generar el documento es solo la mitad del proceso; garantizar su entrega confiable y auditable es igual de crítico.